Comment la Ville de Bromont a centralisé la gestion de ses projets en éliminant les fichiers Excel

Le contexte

La Ville de Bromont cherchait une solution pour centraliser le suivi de ses projets municipaux. Comme dans beaucoup de municipalités, chaque service maintenait ses propres fichiers Excel pour gérer l'avancement des projets, les échéanciers et les responsabilités. L'information était dispersée, les versions se multipliaient et il devenait difficile d'avoir un portrait global fiable.

L'équipe avait un besoin clair : un outil qui centralise tous les projets au même endroit, sans être lourd à utiliser ni complexe à implanter. Les solutions existantes sur le marché étaient souvent trop lourdes, trop rigides ou conçues pour de grandes organisations avec des besoins qui ne correspondaient pas à la réalité d'une municipalité de la taille de Bromont.

La solution

La Ville a adopté MADGest pour centraliser la gestion de ses projets. La plateforme a permis de regrouper l'ensemble des projets dans un seul outil accessible à toutes les équipes concernées. Les tableaux éditables et les vues Kanban offraient la flexibilité qu'on retrouve dans Excel, mais avec une structure de données cohérente et un historique complet.

L'implantation s'est faite rapidement grâce à la simplicité de l'outil. Les employés ont retrouvé la souplesse qu'ils aimaient dans Excel — pouvoir modifier, filtrer et organiser l'information à leur façon — tout en éliminant les problèmes de versions multiples et de fichiers dispersés.

Bien au-delà du suivi de projets

Avec les données centralisées dans MADGest, la Ville de Bromont a pu exploiter l'information pour générer automatiquement des formulaires de type dossier décisionnel et des analyses contractuelles à partir des données déjà disponibles dans la plateforme.

L'approbation de la facturation, qui se faisait manuellement avec un processus de renommage de fichiers, de copier-coller et de déplacements interminables entre dossiers, a été entièrement automatisée. Ce qui demandait des dizaines de manipulations manuelles se fait maintenant en quelques clics.

Fort de ces résultats, la Ville de Bromont a élargi l'utilisation de MADGest à la coordination des travaux publics et des services municipaux. Elle nous a également mandatés pour améliorer le rendu et l'utilisation de leur outil de gestion d'actifs, afin de structurer les données plus facilement de manière organique — le tout avec une touche d'intelligence artificielle qui travaille pour eux.

Les résultats

Les différents fichiers Excel de suivi de projets ont été remplacés par une seule plateforme partagée. L'information est maintenant centralisée et accessible en temps réel. La plateforme a dépassé le cadre initial de la gestion de projets pour devenir un outil central dans les opérations quotidiennes de la municipalité.